Политика за защита на личните данни

Този документ съдържа Политиката за защита на личните данни на клиенти на „КейБи груп“ ООД и цели да обясни практиките, свързани с обработването на лични данни в контекста на предоставяните услуги и извършваните дейности. Политиката е изготвена съобразно изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО.

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1. Във връзка с предоставянето на своите услуги и извършването на своите дейности „КейБи груп“ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) обработва като администратор личните данни на своите клиенти – физически лица, както и личните данни на други физически лица, посочени по-долу в съответствие с предвидените в тази Политика правила и принципи.

Чл. 2. „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) е дружество с ЕИК 200164286, със седалище и адрес на управление в с. Старозагорски бани 6062, община Стара Загора, област Стара Загора, Спа хотел Калиста, тел.: +35941112980, адрес на ел.поща office@spahotelcalista.com.

СУБЕКТИ НА ДАННИТЕ
Чл. 3. (1) Във връзка с предоставяните услуги „КейБи груп“ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) обработва информация относно следните Субекти на данни:
(а) физически лица, посещаващи уебсайта www.spahotelcalista.com;
(б) физически лица, които осъществяват резервации от свое име или от име на друго физическо или юридическо лице посредством Уебсайта;
(в) физически лица, използващи услугите, предоставяни от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), включително, но не само услуги по хотелско настаняване, по ресторантьорство и свързаното с тях обслужване, по предоставяне на помещения за организиране на конферентни и други събития и др. подобни, както и физически лица, представляващи или действащи по друг начин от името на юридически лица, които използват тези услуги;
(г) физически лица, отправили от свое име или от името на друго лице, което представляват, запитвания (вкл., но не само по електронна поща, по факс, чрез обаждане), искания, сигнали, жалби или друга кореспонденция към „КейБи груп“ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“);
(д) физически лица, информация за които се съдържа в запитвания (вкл. чрез обаждане), искания, сигнали, жалби или друга кореспонденция към „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“).
(2) Услугите на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) могат да бъдат заявявани само от дееспособни лица, които са навършили 18 години.  

КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ
Чл. 4. Информацията (категориите лични данни), която „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) обработва относно Субектите на данните съобразно тази Политика, може да включва:
1. Във връзка с предоставянето на услуги по хотелско настаняване:
(а) Идентификационни данни: имена на гост; дата на раждане; пол; националност; национален идентификационен номер (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; дата на издаване на документ за самоличност; валидност на документи за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис.
(б) Данни за контакт: телефон; адрес на електронна поща; адрес.
(в) Информация, свързана с хотелско настаняване: вид и номер на стая; етаж; дати на престоя (дата на пристигане и дата на отпътуване); продължителност на престоя (брой реализирани нощувки); използване на туристически пакет.
2. Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: информация за начин на плащане (в брой, по банков път, с кредитна карта и т.н.); информация за дължими и извършени плащания; информация за срок на плащане и за просрочени/неплатени задължения; банкова информация (банка, IBAN, титуляр на банковата сметка); валута на извършеното плащане; номер, валидност и притежател на кредитна/ дебитна карта; CVC код; данни, съдържащи се в оторизационна форма за плащане; наименование на юридическо лице; адрес на юридическо лице; ДДС номер и/или друг идентификационен, данъчен или регистрационен номер (ЕГН за физически лица); авторизационни форми (подписани).
3. Във връзка с предоставянето на ресторантьорски услуги:
(а) Идентификационни данни: имена.
(б) Данни за контакт: телефон; адрес на електронна поща; адрес.
(в) Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: номер, валидност и притежател на кредитна/ дебитна карта; CVC код; наименование на юридическо лице; адрес на юридическо лице; ДДС номер и/или друг данъчен или регистрационен номер (за ЕТ и за физически лица); авторизационни форми (подписани).
(г) Информация, свързана с предпочитания (при изрично заявяване от ползвателя): предпочитания за храни и напитки; предпочитан начин на плащане; специални изисквания, свързани хранителни продукти, напитки и други вещества, с които има пречка госта да влиза в контакт/ досег (независимо от причината).
4. В случаите, когато Субектът на данни представлява друго лице (напр. фирма): информация кое лице и в какво качество (вкл. месторабота, позиция), както и информация за заявяваните услуги/ извършваните поръчки в това качество. Съответно в случаите, когато услугите се заявяват от лице различно от Субекта на данни в полза на Субекта на данни - в какво качество Субектът на данни ще ползва услугите, от кой са заявени, от кой ще бъде извършено плащането и др. под. (напр. при настанявания организирани от работодател или бизнес партньор на Субекта на данни и др. подобни).

ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ И СИГУРНОСТ
Чл. 5. (1) Съгласно изискванията на приложимото законодателство, „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) прилага мерки за сигурност, които включват следните технически и организационни средства за контрол на достъпа и за осигуряване на физическа сигурност срещу посегателства над сградите и обектите и за защита на живота и здравето на гражданите: физическа охрана, алармени системи за сигурност и система за видеоконтрол, извършваща 24-часово видеонаблюдение и състояща се от записващи и запаметяващи устройства.
(2) Видеонаблюдение и видеозаписване може да се извършва в публично достъпни зони и помещения в сградите на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) и в такива, за които е предвиден специален режим за достъп. Не се извършва видеонаблюдение в стаите за гости, санитарно-хигиенни помещения, помещения за отдих и др. под. Данните от дейностите по видеонаблюдение се съхраняват в зала за мониторинг с ограничен достъп и 24-часова охрана.
(3) Чрез информационни стикери, поставени на видно място, Субектите на данни и другите посетители, които могат да бъдат заснети, се уведомяват за използването на технически средства за наблюдение и контрол и за всяка друга релевантна информация във връзка с извършваното наблюдение.

ДИРЕКТЕН МАРКЕТИНГ
Чл. 6. (1) При наличието на изрично съгласие от страна на Субекта на данни „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), респ. други дружества, свързани с или партньори на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) могат да обработват следните лични данни: имена; телефон; адрес; адрес на електронна поща; информация за типа и обема на използваните и предпочитани услуги, предоставяни от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) и други данни, изрично упоменати в съответното съгласие, за целите на директния маркетинг като предлагане на други стоки и услуги, включително предлагане на оферирани от други лица стоки и/или услуги, извършване на допитвания, анкети с оглед подобряване качеството на предоставяните услуги и др. под. съобразно обхвата на конкретно даденото съгласие.
(2) Когато се обработват лични данни за целите на директния маркетинг, Субектът на данни има право по всяко време да направи възражение срещу това обработване на лични данни. В тези случаи обработването на личните данни за тези цели се прекратява.
(3) Субектът на данни има право по всяко време да оттегли дадено от него съгласие за обработване на личните му данни за целите на директния маркетинг. В тези случаи обработването на лични данни, основаващо се на даденото съгласие се прекратява.
(4) Профилиране за целите на директния маркетинг може да се извършва единствено с изричното съгласие на Субекта на данни като се прилагат най-малко следните допълнителни гаранции за правата и интересите им: право на човешка намеса от страна на администратора; правото да изразят гледната си точка и право да оспорят решенията, базирани на профилиране. Към настоящият момент „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) не извършва такива дейности по обработване на лични данни.

ЦЕЛИ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Чл. 7. „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) събира, съхранява и обработва информацията, описана в чл. 4, 5 и 6 по-горе, за целите, предвидени в настоящата Политика и в Общите условия за ползване на съответните услуги, които предоставя. В зависимост от правното основание за обработването тези цели могат да бъдат:
(а) цели, свързани със спазване на законови задължения на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“);
(б) цели, свързани с и/или необходими за изпълнението на договорите, сключвани с „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) или за предприемане на стъпки по искане на Субекта на данните преди сключването на договор;
(в) цели на легитимния интерес на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) или на трети лица;
(г) цели, за които Субектът на данни е дал съгласие за обработване на данните му.

Чл. 8. Целите за обработване на лични данни от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), свързани със спазване на законови задължения, включват:
1. водене на регистър за настанените туристи и подаване на информация от него към компетентните органи по законоустановения ред;
2. адресна регистрация на чужденци съгласно изискванията на приложимото законодателство;
3. удържане и заплащане на туристически данък;
4. дейности, свързани с разработването и въвеждането на мерки за противодействие на тероризма;
5. обслужване на сигнали, жалби, искания за упражняване на права и други подобни, както и на рекламации и търговски гаранции (ако е приложимо), включително изготвянето на отговори по тях;
6. осчетоводяване, фактуриране и отчитане на получаваните и извършвани плащания съобразно действащото данъчно и счетоводно законодателство;
7. други дейности по изпълнение на законови задължения (данъчни, счетоводни, регулаторни, лицензионни и др.) на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), свързани с предоставяне на информация към компетентни държавни и съдебни органи и с оказване на съдействие при проверки от компетентни органи.

Чл. 9. Целите за обработване на лични данни от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), свързани с и/или необходими за изпълнението на договорите или за предприемане на стъпки по искане на Субекта на данните преди сключването на договор с „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), включват:
1. приемане, администриране и обработване на резервации и анулирани такива;
2. обслужване на клиенти, включително предоставяне на онлайн услуги посредством Уебсайта;
3. осигуряване на възможност за регистрация на профил и администриране и поддържане на регистрираните профили в онлайн магазина, достъпен през Уебсайта;
4. администриране, изпълнение и доставка на покупки, извършени през Уебсайта;
5. осъществяване на комуникация, свързана с предоставяните услуги;
6. администриране и получаване на плащания за предоставяните услуги, вкл. от разстояние;
7. осигуряване на гаранция за извършени резервации и за заплащането на хотелското настаняване и на допълнително заявени услуги;
8. финансово-счетоводна дейност и администриране, обработване и събиране на дължими плащания за предоставените услуги;
9. възстановяване на грешно преведени суми;
10. осигуряване на индивидуален подход при предоставяне на услугите, съобразен със заявените от ползвателите им предпочитания.

Чл. 10. Целите за обработване на лични данни, свързани с осъществяване на легитимните интереси на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) или на трети лица включват:
1. Легитимен интерес – (1.1.) упражняване и защита на законните права и интереси на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“); и (1.2.) съдействие при упражняване и защита на законните права и интереси на клиенти; на други лица, свързани със „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“); на служители на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“); на лица, обработващи лични данни от името на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“); и на търговски партньори на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“):
(а) установяване, упражняване или защита на правни претенции на посочените по-горе лица по т. (1.1) и т. (1.2), вкл. и по съдебен ред, в т. ч. подаване на жалби, сигнали и др. под. към компетентните държавни и съдебни органи;
(б) видеонаблюдение и контрол на достъпа с цел охрана на имуществото на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), доказване изпълнението на приложимите изисквания, осигуряване на физическа сигурност срещу посегателства над сградите и обектите и защита на живота и здравето на гражданите;
(в) предприемане на действия за преустановяване предоставянето на услуги при отказ от плащане, нарушаване на установените от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) правила и политики и др. под.;
(г) администриране и обслужване на постъпили жалби, сигнали, молби и др. под.;
(д) събиране на вземания, дължими към „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), включително по принудителен ред и/или чрез възлагане на трети лица, както прехвърляне на вземания на трети лица (цесии) по установения в закона ред;
(е) отправяне на нотариални покани.
2. Легитимен интерес – анализ, планиране и повишаване качеството на услугите, предоставяни от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“):
(а) поддържане на копие от данните от вътрешната информационна система, във връзка с моментното състояние на хотела (заетост, задължения и др. под.) в случай на срив на информационните системи;
(б) получаване, обработване и изготвяне на отговори по подадени заявления, молби и др. под., несвързани с жалби и оплаквания от ползваните услуги;
(в) проучване на удовлетвореността на клиенти и ползватели на услугите;
(г) контрол, анализ и оптимизиране на бизнес процесите за подобряване на качеството на услугите.
3. Легитимен интерес – осигуряване на нормалното функциониране и използване на Уебсайта:
(а) поддръжка и администриране на Уебсайта;
(б) откриване и разрешаване на технически проблеми с функционалностите на Уебсайта;
(в) предприемане на мерки срещу злонамерени действия срещу сигурността и нормалното функциониране на Уебсайта.
4. Легитимен интерес – осъществяване на хотелиерска и ресторантьорска дейност и осигуряване на качествени хотелиерски и ресторантьорски услуги:
(а) администриране и управление на услугите, предоставяни от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“);
(б) управление и контрол на качеството на предоставяните услуги;
(в) получаване на обратна връзка относно предоставените услуги.

Чл. 11. Целите за обработване на лични данни на основание съгласие, дадено от Субекта на данните, включват:
1. Изпращане на маркетингови и рекламни съобщения за услуги, специални оферти, пакети, събития и други подобни;
2. Проучвания и получаване на обратна връзка относно качеството на услугите;
3. Изпращане на информационни бюлетини;
4. Други цели, за които конкретно е предоставено съгласие от Субекта на данни.

ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ И ПОСЛЕДИЦИ ПРИ ОТКАЗ ДА СЕ ПРЕДОСТАВЯТ НА „КейБи груп“ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“)
Чл. 12. (1) „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) ясно обозначава, където е приложимо и по подходящ начин, дали посочването/ предоставянето на съответните данни и/или документи е задължително или представлява изискване, необходимо за сключването или изпълнението на договор, както и последиците от отказ за предоставяне.
(2) При необходимост от допълнителни разяснения всеки Субект на данни може да поиска такива в обектите на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) или да отправи запитване към посочените в тази Политика контакти.
(3) Отказът за предоставяне на данни и документи, посочени като задължителни, може да представлява непреодолима пречка пред предоставянето на услуга от страна на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), пред удовлетворяването и изпълнението на подаваните искания, заявления, молби, сигнали и др. под., която освобождава „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) от отговорност за неизпълнение.
(4) Отказът за предоставяне на данни и документи или предоставянето на неверни такива може да доведе до невъзможност за предоставяне на съответните услуги или до спиране на достъпа до услуги, предоставяни от „КейБи груп“ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“).
(5) Субектите на данни не следва да предоставят на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) каквито и да е специални категории данни по смисъла на чл. 9 и чл. 10 от Регламента (а именно: лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, генетични данни, биометрични данни, данни за здравословното състояние или данни за сексуалната ориентация на физическото лице; и лични данни, свързани с присъди и нарушения).

ДРУГИ ИЗТОЧНИЦИ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Чл. 13. (1) В някои случаи личните данни, обработвани от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), не се събират или получават директно от Субекта на данните, за когото се отнасят, а от трети лица като:
1. Лица, представляващи, работещи за или сътрудничещи си по друг начин със Субект на данните;
2. Организатори на събитие – относно информация за участниците в събитието;
3. Търговски партньори (напр. резервационни сайтове, туристически агенти, други лица, които предоставят посреднически услуги при извършването на резервации или при заявяването на други услуги и други подобни) на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“);
4. Компетентни държавни и съдебни органи.
(2) Лицата по ал. 1, т. 1-3 се ангажират да информират Субектите на данни, чиито данни предоставят на и да гарантират, че предоставят данните въз основа на валидно правно основание.

ОБРАБОТВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ОТ ТРЕТИ ЛИЦА – ОБРАБОТВАЩИ ЛИЧНИ ДАННИ
Чл. 14. (1) За целите, посочени в тази Политика, „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) може да превъзлага дейности по обработване на личните данни на трети лица – обработващи лични данни, съобразно и в рамките на изискванията на Регламента и другите приложими правила за защита на личните данни.
(2) Когато лични данни се разкриват на и обработват от обработващи личните данни, това ще става само до степен и в обем, който е необходим за извършването на възложените им от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) задачи.
(3) Обработващите лични данни действат от името на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) и са задължени да обработват личните данни само и единствено при стриктно спазване инструкциите „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) като няма да имат право да използват или да обработват по какъвто и да е друг начин информацията за други цели освен за целите, посочени в тази Политика.

КАТЕГОРИИ ПОЛУЧАТЕЛИ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Чл. 15. „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) не разкрива лични данни относно Субекта на данни на трети лица, освен в случаите когато:
1. това е необходимо за изпълнение на законово задължение на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“):
(а) компетентни държавни, общински или съдебни органи;
(б) одитори;
2. това е изрично предвидено в Политиката и/или в Общите условия за ползване на съответните услуги, които „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) предоставя:
(а) обработващи личните данни по възлагане от „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“);
(б) фирми за събиране на вземания.
3. това е необходимо за предоставяне на услугите на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“):
(а) банки и доставчици на платежни услуги;
(б) доставчици на пощенски и куриерски услуги;
(в) търговски партньори на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) като: резервационни сайтове; туристически агенции и други доставчици на туристически или други помощни услуги като автомобили по наем, таксиметрови и други транспортни услуги и други подобни.
4. Субектът на данни е дал изричното си съгласие - лицата, предвидени в съответното съгласие (напр. свързани с „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), търговски партньори на и други подобни);
5. това е необходимо за защита на правата или законните интереси на „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), на трети лица или на Субекта на данни:
(а) държавни, общински и съдебни органи;
(б) частни и държавни съдебни изпълнители;
(в) адвокати;
(г) нотариуси.
6. в други, предвидени в закона, случаи.
Чл. 16. (1) „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“) обработва и съхранява информация относно Субекта на данни до постигане на съответните цели, за които същата е събрана и се обработва.
(2) „КейБи груп“ ООД („СПА ХОТЕЛ КАЛИСТА“), съобразно вътрешните си правила и процедури и приложимото законодателство, обработва и съхранява информация относно Субекта на данни в следните срокове: